Centrum nápovědy

Vítejte v Saelis

Saelis je komplexní systém pro správu (nejen) tanečních studií a zájmových kroužků. Tento průvodce vám pomůže s nastavením systému od A do Z.

1. První kroky (Onboarding)

Hned po registraci vás systém provede tzv. Onboardingem. Je důležité vyplnit základní údaje:

  • Název školy: Zobrazuje se v hlavičce a na veřejných stránkách.
  • Měna: Výchozí měna pro vaše finance.
  • Import studentů: Pokud přecházíte z jiného systému, můžete nahrát Excel soubor (.xlsx). Saelis inteligentně rozpozná sloupce jako jméno, příjmení a e-mail.
TIP: Rychlý start
Pokud chcete systém jen vyzkoušet, běžte do sekce Finance a stiskněte tlačítko "Vygenerovat výchozí účty". Připraví se vám základní kategorie příjmů a výdajů.

Finance a automatické párování

Aktivace párování plateb

Saelis šetří váš čas díky automatickému párování plateb z banky. Odpadá tak ruční kontrola výpisů.

Kde to zapnete?

Navigace: Finance → Historie transakcí

  1. V přehledu účtů (např. "Hlavní účet") klikněte na "Zapnout párování" (pokud jej u daného účtu ještě nemáte aktivní).
  2. Zobrazí se vám panel "Párování plateb", kde uvidíte vaši unikátní e-mailovou adresu ve formátu:
    platby-xxxyyy@saelis.cz
  3. Tuto adresu zkopírujte a vložte do svého internetového bankovnictví jako cíl pro e-mailové notifikace o pohybech na účtu.

Návody pro jednotlivé banky

Níže naleznete postupy pro nastavení notifikací u nejoblíbenějších českých bank. Pokud vaše banka umožňuje pouze jeden e-mail pro notifikace (např. ČS, KB), budete muset nastavit přeposílání z vašeho e-mailu.

  1. Začněte volbou Nastavení vpravo nahoře.
  2. Z levého menu vyberte SMS a e-mailová upozornění → Pohyby → Přidat upozornění.
  3. Jako formu kontaktu zvolte email.
  4. Do pole E-mailová adresa vložte váš unikátní Saelis e-mail (viz výše).
  5. Částku nastavte na 0,01 (jeden halíř) a uložte.

Původní MojeBanka:
  1. V nastavení (symbol ozubeného kola) zvolte Povolit upozornění.
  2. U běžného účtu zadejte Saelis e-mail a potvrďte odesílání pro oba směry plateb.
Nová aplikace KB+:
  1. Přejděte do Nastavení přes ikonu v rohu.
  2. V části Oznámení vyberte pohyby (Příchozí/Odchozí).
  3. Zvolte doručení na E-mail a vyplňte váš unikátní Saelis e-mail.
Pozor: KB dovoluje pouze 1 e-mail pro notifikace.
Pokud tento slot už využíváte, využijte návod na přeposílání níže.
U podnikatelských účtů v KB+ momentálně e-mailové notifikace nefungují, proto je nelze automaticky párovat.

  1. V George klikněte na Ozubené kolečko (vpravo nahoře) → Kontaktní údaje.
  2. V sekci Kontaktní údaje klikněte na Upravit a zobrazit a poté Upravit u e-mailu. Vložte váš unikátní Saelis e-mail a potvrďte.
  3. Znovu jděte do Nastavení (kolečko) → Informační zprávy. U Příchozí platby klikněte na Aktivovat.
  4. Vyberte účet, kanál e-mail a potvrďte. Opakujte totéž i pro Odchozí platby.
Omezení: ČS umožňuje pouze 1 e-mail pro notifikace.
Doporučujeme nastavit automatické přeposílání.

  1. V menu vyberte Účty a karty a zvolte váš účet.
  2. V levém menu klikněte na Možnosti → Info o dění na účtu.
  3. Zaškrtněte Jiný kontakt a vložte váš unikátní Saelis e-mail.
  4. U Informace o změně zůstatku zvolte posílejte mailem. Nastavte částku od 0,01 a potvrďte.

  1. Vstupte do Nastavení → CEB info.
  2. V záložce Účty a platby vyberte účet a Přidat novou notifikaci.
  3. Vyberte Zaúčtování platby a klikněte na Nastavit.
  4. Vyplňte váš Saelis e-mail, zvolte Všechny pohyby a uložte.

  1. V menu jděte do Nastavení → Upozornění - Info Servis.
  2. Přidejte upozornění pro vybraný účet.
  3. Aktivujte E-mail pro odchozí i příchozí platby a vložte váš Saelis e-mail.

  1. Jděte do Nastavení → Upozornění Informuj mě → Nové upozornění.
  2. Zvolte o pohybu na účtě, směr pohybu Všechny a částku od 0 CZK.
  3. Jako kontakt zvolte Zadat nový e-mail a vložte váš Saelis e-mail. Nastavte zasílání Ihned a uložte.

  1. V horním menu vyberte Nastavení → Notifikace → Vytvořit notifikace pro transakce.
  2. Vyberte notifikace pro Všechny transakce (částka např. nad 1 Kč).
  3. Do pole Emailová adresa vyplňte váš Saelis e-mail a uložte.

  1. V horním menu zvolte Dokumenty a z levého menu Notifikace.
  2. Vyberte podúčet a klikněte na Přidat notifikaci.
  3. Zařízení: Email, Adresa kanálu: váš Saelis e-mail, Notifikace při: Tuzemská příchozí i odchozí platba.

  1. V Profilu (Osobní informace) přidejte váš Saelis e-mail jako nový Autorizační e-mail a potvrďte jej SMS kódem.
  2. Následně nám napište na info@saelis.cz, abychom z naší strany potvrdili aktivační e-mail od banky.
  3. Jakmile vám potvrdíme hotovo, přejděte na Správa → Spravovat notifikace → Nová notifikace o změně na účtu.
  4. Způsob doručení: E-mail, Typ změny: Změna zůstatku o více než 1 Kč.

Automatické přeposílání (Gmail / Seznam)

Některé banky (např. ČS nebo KB) dovolují nastavit pouze jeden e-mail pro upozornění. Pokud už tento slot využíváte pro své osobní účely, můžete si nastavit automatické přeposílání bankovních zpráv do Saelisu pomocí filtru.

1. Přidání adresy pro přeposílání (Gmail)
  1. V nastavení Gmailu (ozubené kolečko → Zobrazit všechna nastavení) vyberte kartu Přeposílání a protokol POP/IMAP.
  2. Klikněte na Přidat adresu pro přeposílání a vložte váš Saelis e-mail (např. platby-xxx@saelis.cz).
  3. Google nyní pošle potvrzovací e-mail na tuto adresu. Protože tato schránka patří nám, napište nám na info@saelis.cz – obratem pro vás přeposílání schválíme.
2. Nastavení filtru pro banku (Gmail)

Důležité: Ponechte vybranou možnost "Deaktivovat přeposílání". Budeme nastavovat filtr, aby se přeposílaly pouze zprávy z banky, nikoliv celá vaše schránka.

  1. Do vyhledávacího pole nahoře v Gmailu klikněte na Zobrazit možnosti vyhledávání (ikona vpravo v liště).
  2. Do pole Od napište e-mailovou adresu, ze které vám banka posílá notifikace (např. info@fio.cz).
  3. Klikněte na Vytvořit filtr.
  4. V dalším kroku zaškrtněte Přeposlat na adresu a vyberte ze seznamu váš Saelis e-mail.
  5. Potvrďte tlačítkem Vytvořit filtr.
Přeposílání ze Seznam.cz

Na Seznamu nastavujeme tzv. Pravidlo, které zajistí, že se k nám dostanou jen ty správné zprávy o platbách.

  1. V nastavení e-mailu (ozubené kolečko vlevo dole) vyberte sekci Pravidla a klikněte na Vytvořit nové pravidlo.
  2. Ujistěte se, že je zaškrtnuto Pravidlo je aktivní.
  3. Nastavení podmínek:
    • Klikněte na první volbu, vyberte "Od" → "Obsahuje" → doplňte e-mail banky.
    • Klikněte na Přidat podmínku, vyberte "Pro" → "Obsahuje" → doplňte vaši e-mailovou adresu (tu, ve které právě pravidlo nastavujete).
  4. Tip pro více účtů: Pokud máte u jedné banky více účtů a chcete přeposílat jen jeden, přidejte další podmínku: "Zpráva" → "Obsahuje" → vložte číslo vašeho účtu tak, jak se objevuje v textu e-mailu od banky.
  5. Akce: Pro provedení akce vyberte "Pošli kopii" a zadejte váš unikátní Saelis e-mail.
  6. Vše potvrďte tlačítkem Uložit. Na Seznamu není vyžadováno dodatečné potvrzení.

Logika rozpoznávání studentů

  1. Variabilní symbol (VS): Pokud se VS shoduje s datem narození studenta (např. 20100512), platba se připíše k němu.
  2. Specifický symbol (SS): Každý student má unikátní ID. Pokud je zadáno jako SS, platba se napáruje okamžitě.
  3. VS Akce: Při registraci na akci (workshop) systém vygeneruje VS. Platba s tímto VS se napáruje přímo k registraci.

Cenové výjimky (Slevy)

Jak nastavit individuální cenu?

Navigace: Finance → Školné

  1. V seznamu najděte řádek s konkrétním studentem.
  2. Ve sloupci "Cenová výjimka" klikněte na ikonu tužky (nebo tlačítko pro úpravu).
  3. Zadejte částku, kterou má student pro dané období platit (systém ji použije místo plošné ceny ročníku).
  4. Uložte. Změna se projeví v saldu studenta okamžitě.

Správa studentů a rodičů

Účet pro rodiče (Zástupce)

Rodiče mohou mít vlastní přístup, aby viděli docházku, rozvrh a stav plateb svých dětí.

Jak vytvořit přístup?

Navigace: Studenti a zástupci → Zákonní zástupci

  1. V seznamu zástupců klikněte u vybrané osoby na ikonu postavy s plus (Vytvořit uživatelský účet).
  2. Systém rodiči automaticky zašle e-mail s odkazem pro nastavení hesla.
  3. Rodič se pak přihlašuje na hlavní doméně Saelis.

Rozvrh a docházka

Výjimky v lekcích (Zrušení lekce)

Navigace: Přehled lekcí

Pokud potřebujete zrušit nebo přesunout jednu lekci beze změny celé šablony:

  1. Najděte konkrétní datum a lekci v přehledu.
  2. Klikněte na Detail lekce.
  3. Změňte stav na "Zrušeno" nebo upravte čas.

Nábor a přihlášky

Vlastní pole přihlášky

Navigace: Přihlášky → Vlastní pole přihlášky (pravý horní roh)

Zde můžete přidávat otázky, které student uvidí v registračním formuláři (např. "Velikost trička", "Zdravotní omezení").

Nastavení školy

Navigace: Nastavení školy (dole v bočním menu)

V nastavení školy můžete změnit fakturační údaje (využijte našeptávač podle IČO z rejstříku ARES) nebo spravovat své předplatné.

Nenašli jste, co jste hledali?

Napiš nám na info@saelis.cz